Bonjour à tous et à toutes,
On continue notre focus organisation. Après la définition des priorités, vient maintenant LA question : Comment bien organiser sa journée ? Quels paramètres sont à prendre en compte ?
Je vous en présente quelques-uns ci-dessous. Ils sont à moduler bien sûr en fonction de vous, mais cela peut vous donner quelques pistes. Parce qu’à la fin de la journée, il y a un principe de réalité : ai-je fait ce que j’avais prévu ?
1. Planification par l’Urgence
Vous devez absolument boucler un dossier, vous avez un projet dont la « deadline » se rapproche dangereusement. S’il est important de ne pas passer ses journées en mode pompier, cela peut nous arriver à tous !
Je vous renvoie à la lecture de mon article précédent sur la gestion de priorités pour éviter que cela ne vous arrive trop souvent…
2. Planification selon votre Forme et vos Emotions
Vouloir accomplir de grandes choses c’est bien, mais lorsqu’on est à plat, cela est compliqué et prend bien plus de temps que lorsque l’on se sent en forme…
Vous vous sentez d’attaque, vous avez « mangé des frosties » ce matin, foncez sur une tâche ou un projet à haute valeur ajoutée.
A l’inverse, vous vous sentez incapable de quoi que ce soit, planifiez plutôt des tâches qui ne vous consommeront pas trop d’énergie.
Idem si vous vous sentez prêt à rester dans votre grotte, n’acceptez pas forcément, si cela est possible, de réunion importante ou des réunions que vous devez animer.
De même, ne répondez pas forcément tout de suite à un mail que vous estimez agressif, peut être est-ce réellement le cas, peut être est ce votre interprétation du jour, en fonction de vos émotions.
3. Planification selon votre Energie & Focus
Nous avons tous un rythme biologique différent. Nous pouvons être du matin, ou plutôt du soir, avoir plus de capacité de concentration à tel moment plutôt qu’à tel autre, ou plus d’entrain/d’énergie à attaquer tel type de tâches à un certain moment de la journée.
Conseil : Si vous ne connaissez pas votre rythme, vos moments particuliers de focus ou d’énergie, prenez un carnet et relevez-les sur une semaine.
Exemple : Comment je me sens, ce que j’ai fait, est ce que cela a fonctionné
Pour le focus, c’est-à-dire la capacité de concentration, elle varie en fonction de beaucoup de paramètres, mais les principaux résident dans les interruptions (téléphone, mails, collègues), l’environnement et le moment de la journée. D’où l’importance de bien se connaître pour être efficace !
4. Planification en fonction de l’environnement et du lieu, et des tâches à accomplir
Vous avez besoin de calme et vous êtes dérangé(e) sans cesse ?
A l’inverse, vous êtes en télétravail et vous avez besoin de voir vos collègues pour avancer sur un projet ?
Avec l’émergence de modèle de travail hybride (si vous en bénéficiez), vous pouvez adapter votre planning en fonction de l’environnement et du lieu qui sera le plus propice à la réalisation de votre travail.
Idem avec le temps dont vous disposez dans la journée : si vous animez une grosse réunion de travail pendant une demi-journée, vos batteries seront probablement bien entamées, et le temps restant avant ou après sera réduit. Ne vous programmez pas trop de tâches dans cette journée (mails, tâches usuelles et urgences par exemple) dans la mesure du possible.
5. Fonctionnement personnel
Préférez-vous commencer par le plus important, ou bien vous échauffer en commençant par quelques tâches ? Cela dépend du fonctionnement de chacun. Mais n’hésitez pas à faire des tests pour trouver ce qui marche pour vous. Cela peut être très positif de commencer par LA tâche de la journée pour en être débarrassé(e).
6. Adaptation du planning aux imprévus et aux tâches usuelles
Dernier point important pour bien organiser sa journée : Prenez en compte les imprévus et les tâches routinières dans l’organisation de votre journée, je conseille au moins 20% du temps de travail. Cela vous évitera de devoir décaler sans cesse des tâches importantes, et la frustration de ne pas arriver à boucler vos journées de façon positive.
Conclusion
Il faut donc à la fois se connaître soi-même, savoir quelles sont les priorités et tâches clés, et savoir comment adapter sa to-do list aux différents paramètres pour bien organiser sa journée. N’hésitez pas à tester, modifier et noter ce qui fonctionne pour vous, dans votre environnement de travail actuel.
Vous avez l’impression d’être sans cesse sous l’eau ?
Vous vous sentez frustré(e) de ne pas réaliser vos projets ?
L’organisation est un sujet épineux pour vous ?
Un accompagnement ponctuel peut vous aider si votre problème est bien ciblé.
Contactez-moi pour en discuter ! Nous trouverons ensemble ce qui vous convient le mieux.
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Belle journée,
Elodie.
